Aus vielen Gründen ist es sinnvoll, nach einer vollständig erbrachten Dienstleistung zeitnah die entsprechende Rechnung zu stellen. Die zufriedene Kundschaft hat bestenfalls die gelungene (Werk-)Leistung noch „vor Augen“ und quittiert dies mit einer raschen Bezahlung.

Eine fehlerfreie Rechnung gilt es jedoch vieles zu beachten.  Fehlt beispielsweise die Rechnungsnummer, gefährdet dies den Vorsteuerabzug.

Hier geben wir Ihnen einen Überblick, wie Sie schnell, einfach und wirksam eine fehlerfreie Rechnung erstellen, die alle steuerlichen und rechtlichen Anforderungen erfüllt.

Rechtliche Grundlagen

Die Einführung in alle rechtlichen Grundlagen und Pflichten zur Ausstellung und zu den Inhalten von Rechnungen würde hier jeden Rahmen sprengen Auch können an dieser Stelle nicht alle „fehleranfälligen“ Rechnungstypen (etwa Anzahlung/Vorauszahlung, Gastronomie oder Taxifahrten, Auslandsrechnungen; Kleinunternehmer, u.v.m.) detailliert erläutert werden.
Aber die „Grundregeln“ für jede Rechnungstellung heißen:

Gesetzlich notwendige Pflichtangaben

• Rechnungsempfänger und Rechnungsaussteller: Es muss eindeutig aus der Rechnung hervorgehen, wer Empfänger und wer Aussteller ist.
• Rechnungsdatum und Rechnungsnummer: Die Rechnung muss ein Datum tragen. Die Rechnungsnummer muss fortlaufend sein. Das Format ist flexibel.
• Rechnungspositionen: Unter der Position versteht man, was konkret berechnet wird. Das können Artikel, Maschinenleistungen oder Lohn für Dienstleistungen sein. Dabei sind die Positionen übersichtlich und in logischer Reihenfolge anzugeben.
• Rabatte und Skonto: Jede im Voraus vereinbarte Minderung des Rechnungsbetrags muss in der Rechnung vermerkt sein, wenn sie nicht im Rechnungsbetrag berücksichtigt wurde.
• Leistungszeitraum: Aus dieser Angabe muss hervorgehen, wann die Lieferung beziehungsweise die Leistung erfolgte.
• Umsatzsteuer: Unternehmen und Selbständige, die umsatzsteuerpflichtig sind, müssen die Mehrwertsteuer auf ihrer Rechnung ausweisen. Soweit steuerfreie und steuerpflichtige Beträge oder aber Leistungen mit unterschiedlichem Steuersatz in Rechnung gestellt werden, sind die jeweiligen Beträge entsprechend zu kennzeichnen.
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Auf jeder Rechnung muss die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-ID des Rechnungsstellers angegeben sein.
• Handelsregistereintrag: Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind, müssen auf der Rechnung neben ihrer exakten Anschrift auch die gesetzlichen Vertreter, die Handelsregisternummer sowie das zuständige Gericht angeben.
• Zahlungsbedingungen: Wann eine Rechnung im rechtlichen Sinne fällig wird, hängt von den angegebenen Zahlungsbedingungen ab.
• Hinweis auf Aufbewahrungspflicht: Der Rechnungssteller ist dazu verpflichtet, bei allen grundstücksbezogenen Lieferungen und Leistungen an Verbraucher darauf hinzuweisen, dass die Rechnung zwei Jahre aufzubewahren ist.
• Eigentumsvorbehalt: Der Rechnungssteller kann sich bis zur vollständigen Bezahlung der Rechnung das Eigentum an der Ware vorbehalten. Falls der Kunde Insolvenz anmeldet, geht die Ware nicht in die Insolvenzmasse über.
• SEPA-Lastschrift-Vorabinformation: Wenn der Rechnungsbetrag per SEPA-Lastschrift eingezogen werden soll, sind Unternehmen dazu verpflichtet, ihre Kunden vor dem Einzug per Pre-Notification darauf hinzuweisen. Dies kann über die Rechnung geschehen.

Rechnungen elektronisch erstellen und versenden

Grundsätzlich müssen Rechnungen in Papierform erstellt und versendet werden. Wenn der Rechnungsempfänger einverstanden ist, kann die Rechnung auch elektronisch versendet werden, beispielsweise als unveränderliches PDF-Dokument. Eine elektronische Signatur ist nicht mehr erforderlich.
In der Regel werden elektronische Rechnungen als Anhang einer E-Mail und in Form eines PDF-Dokuments versendet. Die Übermittlung kann aber auch über De-Mail, durch ein Computer-Fax, als Download auf der Website oder durch elektronischen Datenaustausch erfolgen.

Praxishinweis:

Wir raten zum elektronischen Rechnungsversand und unterstützen Ihr Unternehmen bei der Einrichtung. Sprechen Sie uns hierzu gerne an.